In dit artikel leggen we je uit hoe je een rapportage aanmaakt. En welke verschillende mogelijkheden je daarbij hebt.
Alle geplande diensten en gewerkte uren worden gelogd in clevergig. Deze kun je vervolgens exporteren naar een Excel-bestand. Je bepaalt zelf welke informatie je wilt downloaden.
Bepaal wat je wilt downloaden
Wat voor soort rapport zoek je?
- Standaard rapport: dit bevat een minimaal aantal gegevens. Met name wie waar heeft gewerkt, en hoeveel gepland en werkelijke uren dat waren. Ook vind je een kolom met 'Werkelijke status'. Deze geeft aan of jij of de opdrachtgever de gelogde uren van de medewerker definitief hebt goedgekeurd
- Uitgebreid rapport: dit bevat alle informatie die je hebt vastgelegd in clevergig, inclusief de extra velden. Ook de velden die je onzichtbaar hebt gemaakt voor je flexwerkers. Dat kan handig zijn voor het gebruiken van de rapportage voor verloning en facturatie. Stel je hebt een extra veld op Opdrachtgevers-niveau gemaakt, genaamd 'Debiteurennummer'. Dit nummer zie je terug in de rapportage en kun je dan snel matchen aan je facturatie- of boekhoudsysteem, waar je hetzelfde debiteurennummer gebruikt.
- Aangepast rapport: bepaal zelf welke kolommen je wilt downloaden. Selecteer de kolommen je wilt opnemen in het rapport. Je ziet daar ook de extra velden staan, die je eerder mogelijk hebt aangemaakt. Je kunt dit rapport opslaan, om later weer dezelfde selectie toe te kunnen passen. Doe dit bij 'sla filter op'.
- Looncomponenten als aparte rijen: Dit extra vinkje zorgt ervoor dat verschillende looncomponenten (bv: km vergoeding, ORT) in rijen wordt gesplitst. Voor de meeste externe facturatie software is dit nodig voor een goede import. In het webinar van januari 2021 vertellen we hier meer over.
- Totale uren per medewerker: Wanneer je een uitgebreid rapport kiest verschijnt dit extra vinkje. Deze sorteert het rapport niet alleen op datum en tijd, maar ook per medewerker. Wanneer je Looncomponenten als aparte rijen en Totale uren per medewerker aanvinkt, worden ORT percentages berekend. En voor de periode van het rapport, per medewerker het totaal aantal uren berekend. Heel handig wanneer je de facturatie handmatig doet!
Je kunt de volgende filters toepassen op de rapportage:
- Periode: kies zelf de begin- en einddatum van de gegevens die je wilt downloaden
- Opdrachtgevers: kies een of meerdere opdrachtgevers. Als je niets invult, tonen we alle opdrachtgevers in het rapport
- Werknemers: kies een of meerdere medewerkers. Als je niets invult, tonen we alle opdrachtgevers in het rapport
- Status medewerker: met deze filter kun je filteren op de status van de medewerker. Deze zal eigenlijk altijd geaccepteerd zijn voor bemande diensten. Maar kan bijvoorbeeld ook 'uitgenodigd' of 'aangemeld' (voor een dienst) zijn. In principe heb je dit bijna nooit nodig en geldt weer: je hoeft niks te selecteren.
- Status dienst: hier heb je de keuze uit alle statussen die we in clevergig kennen. Dus wil jij een rapport maken, niet voor de facturatie of verloning, maar juist om te zien hoe je het als bedrijf hebt gedaan. Selecteer hier dan alle statussen, dan zie je ook open diensten, deels ingevulde diensten, gearchiveerde (verwijderde diensten) etc.
- Status gelogde uren: deze filter heeft betrekking op de module Urenregistratie. Zo kun je bijvoorbeeld filteren op diensten die zijn goedgekeurd, of juist nog niet. Handig om te gebruiken om snel de definitieve uren te achterhalen voor facturatie en/of verloning.
- ORT (Onregelmatigheidstoeslag): indien je een ORT-schema hebt aangemaakt, dan wordt deze automatisch toegepast wanneer je kiest voor 'Looncomponenten als aparte rijen'.
Na het aanmaken van de rapportage, ontvang je binnen een paar minuten een email met een link om het rapport te downloaden. Alternatief is dat je de pagina in je browser ververst. Dan zie je de nieuwe rapportage vaak al gelijk staan, bovenin de lijst.
Een voorbeeld van een rapportage.
🏅 INSIDER TIP: Sla je favoriete filters in rapportage op en geef dit rapport een naam. Zo kun je de volgende snel de juiste informatie downloaden. En hoef je enkel de periode aan te passen.
Rapportages verwijderen, in bulk
Soms kan de lijst met rapporten erg lang worden. Het is dan niet per se nodig om al deze rapporten in clevergig te laten staan. Om jouw account snel te houden, is het goed om zo nu en dan de rapporten even op te ruimen.
Bang dat gegevens verloren gaan? Sla dan de rapporten die je aanmaakt in clevergig, lokaal op jouw computer op. Maar geen zorgen, alle gegevens, ook oude gegevens zijn altijd uit clevergig te halen. En wij hebben op twee servers back-ups.
