Werkelijke uren kunnen afwijken van geplande uren. Daarom is er de module Urenregistratie. In dit artikel leggen we uit hoe deze werkt.
Heb je de module geactiveerd? Dan kun je ingediende uren van je uitzendkrachten of freelancers goedkeuren.
Hoe werkt de module?
Stap 1. De flexwerker logt uren
Na een dienst kan de medewerker werkelijke uren loggen. Vanuit de lijstweergave van diensten, is er een tabblad 'Afgerond', met een overzicht van de diensten die je als kandidaat hebt afgerond. Dus na de geplande eindtijd van een dienst, verschijnt de dienst in dit overzicht. De medewerker klikt vervolgens op de knop 'Uren loggen'.
In het volgende scherm ziet de kandidaat het totaal aantal geplande uren en kan de volgende informatie gelogd worden:
- Werkelijke begin- en eindtijd: het verschil tussen geplande en werkelijke uren wordt dan weergeven
- Pauzes
- KMs: handig om eventuele reiskosten te vergoeden
- Opmerkingen: bijvoorbeeld waarom een dienst langer of korter duurde
- Afbeelding uploaden: bijvoorbeeld van een getekend urenbriefje of een treinkaartje
Alle informatie wordt definitief gelogd door op de grote groene knop onderaan het scherm te klikken. Elke dag sturen we een push notificatie met een reminder om uren te loggen, mits er diensten zijn waarvan de uren nog niet gelogd zijn.
OPTIONEEL: de medewerker vraagt een handtekening en naam van een leidinggevende op locatie. Deze toepassing is optioneel en kun je aan- en uitzetten vanuit de Instellingen menu. Als je deze optie aanzet, dan kan de dienst op locatie worden afgetekend en goedgekeurd.
Stap 2: jij controleert en keurt goed
Als planner of manager heb je een helder overzicht van alle geplande en ingediende uren. Wanneer je op de menuknop Urenregistratie klikt, dan zie je een lijstweergave van medewerkers en de dagen waarop ze ingepland zijn. De status van uren is met diverse kleuren weergegeven:
- Grijs: de uren van deze diensten zijn nog niet gelogd door de flexwerker
- Groen: de uren van deze diensten zijn gelogd en komen overeen met de geplande uren
- Rood: de uren van deze diensten zijn gelogd en wijken af van de geplande uren
- Blauw: de uren van deze diensten heb je reeds goedgekeurd als planner
Een volgende stap is om de ingediende uren goed te keuren. Dat kan per dienst, per medewerker of voor alle diensten van alle medewerkers. Om de details van een dienst te bekijken, klik je op een specifieke dienst. Dan verschijnt er een extra scherm aan de rechterkant met alle details van de dienst. Daar kun je de ingediende uren van de flexwerker bekijken en opmerkingen teruglezen. Natuurlijk kun je de uren aanpassen en goedkeuren.
LET OP: Indien je gebruikt maakt van de goedkeuring op locatie middels een handtekening op de app, dan verschijnt deze dienst automatisch als Blauw (goedgekeurd) in je overzicht en rapportage.
Wanneer je alles hebt ingediend, kun je definitieve uren terugvinden in de Excel-rapportage.