Heb je de module geactiveerd? Dan kun je ingediende uren van je uitzendkrachten of freelancers goedkeuren.
Hoe werkt de module?
Stap 1. De flexwerker logt uren
Na een dienst kan de medewerker werkelijke uren loggen. Bij het klokje onderin de menubalk van de app vind je de urenregistratie. Dit is opgedeeld in "Log uren", waar je de gewerkte uren logt, en "Afgerond", waar je reeds gelogde uren terugvindt en kan aanpassen. In de teller onder het kopje "Uren overzicht" vind je de som van de gelogde uren over de afgelopen 7 dagen.
In het volgende scherm ziet de kandidaat het totaal aantal geplande uren en kan de volgende informatie gelogd worden:
- Werkelijke begin- en eindtijd: het verschil tussen geplande en werkelijke uren wordt dan weergeven
- Pauzes: vul hier het aantal uren/minuten in dat je pauze hebt gehad
- KMs: hier kun je de afgelegde km's loggen als die afwijken van de automatisch berekende km's.
- Onkosten: selecteer welke categorie onkosten je wilt loggen en vul het bedrag in
- Handtekening manager: laat hier je dienst aftekenen door een manager
- Afbeelding uploaden: bijvoorbeeld van een getekend urenbriefje of een treinkaartje
- Opmerkingen: bijvoorbeeld waarom een dienst langer of korter duurde
Alle informatie wordt definitief gelogd door op de grote groene knop onderaan het scherm te klikken. Elke dag sturen we een push notificatie met een reminder om uren te loggen, mits er diensten zijn waarvan de uren nog niet gelogd zijn.
OPTIONEEL: de medewerker vraagt een handtekening en naam van een leidinggevende op locatie. Deze toepassing is optioneel en kun je aan- en uitzetten vanuit de Instellingen menu. Als je deze optie aanzet, dan kan de dienst op locatie worden afgetekend en goedgekeurd.
Stap 2: jij controleert en keurt goed
Als planner of manager heb je een helder overzicht van alle geplande en ingediende uren. Wanneer je op de menuknop Urenregistratie klikt, dan zie je een lijstweergave van medewerkers en de dagen waarop ze ingepland zijn. De status van uren is met diverse kleuren weergegeven:
- Grijs: de uren van deze diensten zijn nog niet gelogd door de flexwerker
- Groen: de uren van deze diensten zijn gelogd en komen overeen met de geplande uren
- Rood: de uren van deze diensten zijn gelogd en wijken af van de geplande uren
- Blauw: de uren van deze diensten heb je reeds goedgekeurd als planner
Een volgende stap is om de ingediende uren goed te keuren. Dat kan per dienst, per medewerker of voor alle diensten van alle medewerkers. Om de details van een dienst te bekijken, klik je op een specifieke dienst. Dan verschijnt er een extra scherm aan de rechterkant met alle details van de dienst. Daar kun je de ingediende uren van de flexwerker bekijken en opmerkingen teruglezen. Natuurlijk kun je de uren aanpassen en goedkeuren.
LET OP: Indien je gebruikt maakt van de goedkeuring op locatie middels een handtekening op de app, dan verschijnt deze dienst automatisch als Blauw (goedgekeurd) in je overzicht en rapportage.
Wanneer je alles hebt ingediend, kun je definitieve uren terugvinden in de Excel-rapportage.