Het is vanaf nu ook mogelijk om onkosten direct in clevergig te declareren. Maar ook om KMs automatisch te berekenen! In dit artikel leggen we uit hoe het werkt. Aan het einde vertellen we kort hoe dit er in de rapportage uitziet.
Onkosten vergoedingen
We horen vaak dat de 'Afbeeldingen' functie veel gebruikt wordt voor het doorsturen van treinkaartjes o.i.d. Dat is natuurlijk een mogelijkheid, maar veel beter is om dit rechtstreeks in het daarvoor bedoelde veld te doen. Zodat het ook in de rapportage terug te vinden is.
Vanuit de urenregistratie instellingen (Urenregistratie > tandwiel icnoon > urenregistratie instellingen) beheer jij vanaf nu zelf welke onkosten een medewerker mag declareren en welke niet.
Let wel: dit doe je voor het gehele account. Hierin kun je geen onderscheid maken per opdrachtgever of medewerkers.
Vervolgens krijgt de medewerker bij het loggen van zijn/haar uren de mogelijkheid om eventuele extra kosten door te geven. Zij selecteren het type onkosten dat zij hebben gemaakt en krijgen vervolgens de mogelijkheid om hier het bedrag in te voeren. Dit verschijnt daarna in de urenregistratie, daar heb jij de laatste beslissing aan het goedkeuren van de uren en/of gedeclareerde onkosten.
Automatische kilometer berekening
Dit werkt heel simpel. Vul het adres van de medewerker in en zorgt dat het adres in de opdrachtgever profielen goed staat. In de opdrachtgever profielen kun je ook een maximaal aantal KMs invullen. Wanneer de medewerker meer kilometers invullen dan het maximaal toegestane, krijgen zij een foutmelding. Let op: de automatisch berekende KMs zijn retour.
Indien er geen automatische kilometers verschijnen kan het zijn dat een van de twee adressen niet helemaal correct zijn volgens Google Maps. Controleer dit dan even. Dat kun je doen door het adres te kopiëren en plakken naar Google Maps.
Rapportage
Zoals je van ons gewend bent komt ook dit in de rapportage naar voren. Het beste kun je hiervoor een 'looncomponenten als aparte rijen' rapport kiezen. Dan staan kilometers en de verschillende onkosten vergoedingen op een aparte regel. Hierdoor kun je de totalen gemakkelijk optellen.
