In dit artikel geven we praktische tips om de uitrol naar je kandidaten soepel te laten verlopen.
Een goede uitrol vergt een goede voorbereiding. Gebruik jij ook onze facturatie? Klik dan hier voor de tijdlijn. We raden aan eerst de planning in te richten en daarna de facturatie. Zo verdeel je het werk een beetje. Natuurlijk ben je zelf in charge.
De volgende stappen zijn van belang:
- Kies een gewenste startdatum voor de uitrol
- Informeer je uitzendkrachten, flexmedewerkers en ZZP'ers dat je met clevergig gaat werken
- Richt je account in
- Nodig je medewerkers uit om de clevergig app te downloaden
- Opvolgen bij de laatste medewerkers die nog niet actief zijn in de app
- Je bestaande planning in clevergig zetten
- Start met plannen
- Facturatie inrichten
Gemiddeld duurt dit zo'n 1-3 weken, afhankelijk van de grootte van jouw operatie (aantal opdrachtgevers, medewerkers, bestaande planning).
1. Kies een startdatum
In onze ervaring is het verstandig om richtdatum te kiezen voor de uitrol van clevergig. En om daar vervolgens naar toe te werken. Geef jezelf ongeveer 2 weken de ruimte voor een goede voorbereiding. Dat als je aan het begin van de volgende maand wil starten met plannen via clevergig, start dan 2 weken daarvoor met onderstaande stappen.
2. Informeer je kandidaten
Voordat je de medewerkers via clevergig uitnodigt, is het verstandig om je medewerkers te informeren over de uitrol. En dat je clevergig gaat gebruiken voor het inplannen van diensten. Zo weten ze wat ze kunnen verwachten. En worden ze niet verrast door de uitnodiging om de clevergig app te downloaden.
Je kunt je medewerkers op verschillende manieren informeren. Sommigen bureaus doen dit door een bijeenkomst te organiseren. Maar de meesten via een bericht per email of WhatsApp. Om je op weg te helpen, hebben we een voorbeeldtekst opgesteld.
Ook hebben we een pagina met uitleg, waar je ze naar kunt verwijzen: https://www.clevergig.nl/flexwerkers
Als je je kandidaten hebt geïnformeerd, kun je overgaan tot het versturen van de uitnodigingen om de clevergig app te downloaden.
3. Het account inrichten
Stap 1: Rollen aanmaken
Stap 2: Opdrachtgevers aanmaken
Stap 3: Je medewerkers uitnodigen
4. Je pool van medewerkers aan boord brengen
Je kunt een medewerker pas inplannen of uitnodigen voor een dienst, wanneer deze de clevergig app heeft geactiveerd. Ze verschuiven dan zoals gezegd van het tabblad Uitgenodigd naar Werknemers.
Je wilt natuurlijk je gehele pool van uitzendkrachten en freelancers zo snel als mogelijk aan boord brengen. In onze ervaring hangt de snelheid vooral af van jouw band met je uitzendkrachten. Ken je je kandidaten persoonlijk, dan reageren ze sneller dan dat je een groter, meer anoniem bestand uitnodigt.
🏅 INSIDER TIP: Nodig jezelf ook uit als medewerker. En meld je aan in de app. Nodig jezelf uit voor een aantal test diensten om zo te ervaren hoe jouw medewerkers het straks ervaren.
5. Opvolgen bij de laatste medewerkers
Gemiddeld genomen activeert 80% van de kandidaten hun app in de eerste dagen. De resterende 20% dien je zelf een beetje achter de broek aan te zitten. Bijvoorbeeld door ze zelf een email, WhatsApp bericht te sturen. Uiteindelijk is de beste tactiek om niet langer op een andere manier - bijvoorbeeld email - je medewerkers te vragen of nieuwe diensten te vullen. Als ze enkel via de clevergig app kunnen werken, dan is dat vaak de beste motivatie om de app te activeren.
Vanuit clevergig kun je ze ook een herinnering sturen, door middel van deze knop 
in het tabblad 'uitgenodigd'.
6. Je bestaande planning in clevergig zetten
Heb je voor de rest van het jaar al jouw diensten al in een planning staan? Geen probleem!
Je kunt je huidige planning gewoon meenemen. Wij kunnen deze voor je importeren naar jouw clevergig account. Handig toch? Zo hoef je niet alles 1-op-1 over te nemen. Scheelt je een hoop werk!
7. Start plannen nieuwe stijl
Okay, (nagenoeg) iedereen is aan boord in de app. Je hebt rollen en opdrachtgevers aangemaakt. En kunt nu dus van start met plannen. Zoals gezegd raden we aan om na de start met clevergig, diensten niet op een andere manier te communiceren. Zo garandeer je een goede en snelle adoptie door de kandidaten.
8. Facturatie inrichten
Je gaat ook onze facturatie gebruiken? Cool! Deze module inrichten kost wat tijd. Er moeten veel gegevens verzameld worden, daar ben je misschien al wel mee begonnen. Daarnaast moeten de facturatie afspraken aan clevergig toegevoegd worden.